Dokumentacja dla pojazdów

Każda flota oprócz podstawowej funkcjonalności jaką są kalendarze, wymaga odpowiedniej dokumentacji dla procesów realizowanych w ramach wynajmowanych pojazdów. Niezbędnymi elementami do realizacji tego procesu są:

• Umowa wynajmu – dokument zawarcia umowy pomiędzy najemcą a wynajmującym
• Protokół wydania – protokół stanu pojazdu przy wydaniu
• Protokół przyjęcia – protokół stanu pojazdu przy przyjęciu
• Ewidencja przebiegu – ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby odpowiednich urzędów

Tworzenie nowej umowy odbywa się z poziomu rezerwacji. Wszystkie wcześniej uzupełnione dane na rezerwacji skracają proces tworzenia formularza. Aby wygenerować nową umową wystarczy na rezerwacji nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać z menu rozwijanego opcje „Utwórz umowę”. Umowa wynajmu może być oznaczona jednym z trzech statusów:

• Awizo – pierwsze otwarcie formularza, dopóki nie zostanie zapisany przez użytkownika
• Otwarta – formularz umowy został sporządzony i zapisany
• Zamknięta – umowa została zamknięta przez operację suwaka w prawym górnym rogu.

Rysunek – Formularz wynajmu pojazdu

Uwaga

• Umowa może zostać zamknięta wyłącznie wtedy gdy nastąpi pełne wydanie i przyjęcie pojazdu. Wiąże się to ze sporządzeniem protokołów wydania i przyjęcia pojazdu. Dodatkowo muszą zostać uzupełnione wszystkie wymagane pola. Takie dane dają podstawę do generowania automatycznej ewidencji przebiegu pojazdu. Umowę można zamknąć przesuwając suwak w prawym górnym rogu.

W każdym momencie można wydrukować umowę na podstawie uzupełnionych danych. Opcja „zapisz i drukuj” pozwala wybrać szablon drukowanej umowy. Po dokonaniu wyboru wyświetlony zostaje podgląd wydruku wraz z dodatkowymi narzędziami:

• drukowania dokumentu
• pobierania dokumentu
• przeszukiwania dokumentu
• przełączania w tryb pełnoekranowy
• powiększania, zmniejszania itd.

Rysunek – Podgląd wydruku umowy najmu

Uwaga

• Szablony umów przygotowywane są wyłącznie przez SuperAdmina. Każda jednostka modułu obsługująca kalendarz pojazdów, może posiadać przypisany swój indywidualny szablon umów.

W celu organizacji dokumentów stworzona została lista umów wynajmu. Każdy dział ma możliwość podejrzenia i edycji wyłącznie swoich dokumentów. Wyjątkiem są rezerwacje przekazywane na zasadzie praw awizacji oraz flota dealera, która zawsze ma pełne prawa do wszystkich umów. Lista umożliwia usuwanie umów – tylko tych oznaczonych statusem ‘otwarte’. Usunięcie umowy zamkniętej wymaga jej otwarcia. Usunięcie rezerwacji z umową otwartą usuwa ją automatycznie. Związane jest to z powiązaniami pomiędzy umową, protokołami wydania i przyjęcia oraz ewidencją przebiegu pojazdu.

Rysunek – Lista umów wynajmu

Na liście umów została wprowadzona funkcjonalność szybkiego wyszukiwania umowy powiązanej z naprawą. Wystarczy wybrać do kontekstu naprawy interesującą nas naprawę i przejść do listy umów. Ograniczenie wyszukiwania do wybranej naprawy nastąpi automatycznie.

Rysunek – Filtrowanie listy umów w kontekście naprawy

W momencie wygenerowania umowy, okno kontroli czasu rezerwacji wydania pojazdu rozszerza się o możliwość wprowadzenia danych do protokołu wydania. System automatycznie podpowiada dane oraz dba o to, aby przebieg nie był mniejszy niż ten, który został uzupełniony przy poprzednim przyjęciu.

Rysunek – Kontrola czasu wydania – protokół wydania

W zależności od sposobu pracy, użytkownik ma możliwość wykonania:

• Zapisu pustego lub częściowo uzupełnionego szablonu i jego wydruku – służy do tego operacja „zapisz i drukuj”, która umożliwia podgląd wydruku z aktualnie uzupełnionymi danymi.
• Odbicia rzeczywistego wydania pojazdu, z uzupełnieniem wszystkich wymaganych pól, które będą podstawą do ewidencji przebiegu pojazdu – operacja „wydaj” umożliwia zapisanie gotowego protokołu. Okno przechodzi do trybu zablokowanej edycji. Operacja „drukuj” wywołuje podgląd wydruku gotowego protokołu wydania.

Rysunek – Protokół dla wydanego pojazdu

Rysunek – Podgląd wydruku protokołu wydania

Faktyczne wykonanie operacji wydania pojazdu i utworzenie protokołu wydania, umożliwia wykonanie operacji przyjęcia. Okno rozszerza się o możliwość wprowadzenia danych do protokołu przyjęcia. Wcześniej uzupełnione dane zostają przepisane. System automatycznie dba o to, aby przebieg nie był mniejszy niż ten, który został uzupełniony przy wydaniu.

Rysunek – Kontrola czasu przyjęcia – protokół przyjęcia

W zależności od sposobu pracy, użytkownik ma możliwość wykonania:

• Zapisu pustego lub częściowo uzupełnionego szablonu i jego wydruku – służy do tego operacja „zapisz i drukuj”, która umożliwia podgląd wydruku z aktualnie uzupełnionymi danymi.
• Odbicia rzeczywistego przyjęcia pojazdu, z uzupełnieniem wszystkich wymaganych pól, które będą podstawą do ewidencji przebiegu pojazdu – operacja „przyjmij” umożliwia zapisanie gotowego protokołu. Okno przechodzi do trybu zablokowanej edycji. Operacja „drukuj” wywołuje podgląd wydruku gotowego protokołu przyjęcia.

Rysunek – Protokół dla przyjętego pojazdu

Rysunek – Podgląd wydruku protokołu przyjęcia

Ewidencja przebiegu może być generowana automatycznie, na podstawie protokołów wydania i przyjęcia pojazdu, lub ręcznie - na podstawie wpisów użytkownika. Ewidencja generowana jest osobno dla każdego pojazdu i dostępna wyłącznie dla użytkownika zarządzającego flotą dealera w sekcji pojazdów. Edycja danych istniejącego pojazdu pozwala na przełączenie się na dodatkową zakładkę, w której można znaleźć wszystkie informacje na temat ewidencji.

Rysunek – Ewidencja przebiegu pojazdu

Uwaga

• Wpis ewidencji zostanie utworzony dopiero po zakończeniu procesu realizacji wynajmu pojazdu, tj. po zamknięciu umowy wynajmu. Usunięcie rezerwacji z zamkniętą umową spowoduje usunięcie wpisu z ewidencji pojazdu.

Wydruk ewidencji tworzony jest zawsze w odniesieniu do pojazdu, z uwzględnieniem konkretnego miesiąca. Użytkownik zarządzający flotą ma możliwość:

• wydruku informacji dotyczących konkretnego pojazdu z sekcji ewidencji przebiegu

Rysunek – Operacja wydruku ewidencji przebiegu

• zbiorczego wydruku z listy pojazdów, zgodnie z wyfiltrowanymi danymi

Rysunek – Zbiorcza operacja wydruku ewidencji przebiegu

Wybór miesiąca oraz operacja „drukuj” spowodują pobranie odpowiednich danych.

Rysunek – Wydruk ewidencji przebiegu pojazdu

Oprócz ewidencji automatycznej, możliwe jest także wprowadzanie ręcznych wpisów, które nie są związane z rezerwacjami w kalendarzach. Ma to na celu umożliwienie uzupełnienia ewentualnych „braków” w przebiegu auta lub rejestrowaniu innych wpisów - niezwiązanych z wynajęciem pojazdu. W przypadku braku spójności pomiędzy wartościami przebiegu, użytkownik zarządzający flotą zobaczy na liście „czerwoną linię” – ostrzegawczą informację graficzną.

Rysunek – Ewidencja przebiegu pojazdu – wsparcie ciągłości przebiegu

Rysunek – Ręczna ewidencja przebiegu pojazdu

Uwaga

• Wpisy ręczne – oznaczone na liście ikoną - można dowolnie usuwać i edytować.