Teczka naprawy - dokumenty

Sekcja dokumentów jest miejscem, w którym gromadzisz dowody, niezbędne do realizacji naprawy blacharsko-lakierniczej. Za pomocą odpowiednich narzędzi możesz zarządzać swoją dokumentacją i dodawać pliki w następujących formatach:

• jpg, jpeg - zdjęcia z naprawy, skany dokumentów
• doc, docx, txt - notatki, ustalenia, pisma dowodowe
• msg - wiadomości z poczty elektronicznej, potwierdzenia firm zewnętrznych
• pdf - kosztorysy, kopie dokumentów

Dokumentacja jest zapisywana w szufladach przyporządkowanych do rodzaju szkody. Określenie szuflad oraz tworzenie szablonów odbywa się podczas konfiguracji dokumentów. Wykonuje ją SuperAdmin na etapie wdrożenia platformy SVCloud w Twojej organizacji. To Ty decydujesz o tym, jakie szuflady są potrzebne do zapisywania materiałów.

Przykładowy układ szuflad dla szkody

Możesz pracować z dokumentami w następujący sposób:

• Dodawaj dokumenty - możesz to robić na dwa sposoby:
  • - operacja spowoduje wywołanie eksploratora wyboru plików. Wskaż dokumenty które chcesz załączyć do szuflady.
  • Skorzystaj z operacji “przeciągnij i upuść” - wystarczy, że przeciągniesz pliki na wyznaczony obszar dodawania zdjęć.

• - skorzystaj z operacji aby pozbyć się niepotrzebnych dokumentów.
  • W trybie usuwania wybierz pliki, które chcesz usunąć a nastepnie potwierdź swój wybór.

• - wybierz operację aby przenieść lub kopiować swoje dokumenty
  • W trybie przenoszenia/kopiowania wybierz pliki, na których chcesz wykonać akcję, a następnie wybierz szufladę nowego miejsca dla plików
  • Jeżeli wybierzesz przeniesienie, to usuniesz pliki z jednej lokalizacji i umieścisz je w drugiej
  • Jeżeli wybierzesz kopiowanie, to pliki pojawią się w obu lokalizacjach
  • Pamiętaj, że możesz przenosić/kopiować dokumenty pomiędzy szkodami

• - zweryfikuj poprawność dodanych dokumentów.
  • Szuflada zostanie oznaczona jako zweryfikowana, ostrzeżenie przy szufladzie zniknie, a obok pojawi się informacja kiedy i kto zweryfikował szufladę
• - dodawaj komentarz do szuflady i informuj innych o dodatkowych akcjach do wykonania.
  • W każdym momencie możesz edytować i usuwać istniejące komentarze

• - decyduj o rodzaju szablonu do szkody - może się zdarzyć, że inny zestaw dokumentów zbierasz dla szkody OC dotyczącej osoby fizycznej, a jeszcze inny dla OC dotyczącej firmy leasingowej

• - wybierz operację, aby zdecydować o eksporcie PDF i współpracy z innymi działami konfigurując tzw. „wymagalność”

Możesz pobierać dokumenty na wiele sposobów:

• Przejdź do galerii a nastepnie wybierz operację pobierania z poziomu podglądu pliku.
  • Jeżeli wybierzesz ten sposób to pobierzesz plik z jego domyślną nazwą.
• – pobierz cały folder dla wybranej szuflady dokumentów.
  • W ten sposób pobierzesz spakowany folder z nazwą szuflady i hierarchią plików, a każdy z nich otrzyma odpowiednią nazwę, zawierającą:
    • Numer rejestracyjny
    • Nazwę szuflady
    • Numer porządkowy
  • Jeżeli wybierzesz operację z PDF, to format plików, dla których będzie to możliwe, zmieni się automatycznie na PDF
• – rozpoczniesz proces pobierania całej teczki naprawy z następującymi możliwościami:
  • - spowoduje, że zapiszesz całą teczkę naprawy w postaci podfolderów z wybraną hierarchią szuflad
  • - spowoduje, że zapiszesz całą teczkę naprawy w postaci podfolderów w formacie PDF z wybraną hierarchią szuflad - pamiętaj, że dotyczy to tylko tych szuflad, które zostały oznaczone jako eksportowane do PDF w konfiguracji szuflady
  • - spowoduje, że pobierzesz wszystkie zdjęcia z szuflad do jednego folderu
  • Jeżeli wybierzesz ten sposób to pobierzesz teczkę z nazwą zawierającą: Numer rejestracyjny i rodzaj szkody

Kliknij miniaturę zdjęcia w obszarze załączonych dokumentów, aby uruchomić galerię. W galerii zdjęć możesz:

• Pobrać zdjęcie
• Przybliżyć/Oddalić zdjęcie
• Obrócić zdjęcie

Galeria zdjęć dla szuflady

Uwaga Jeżeli dodasz zdjęcie na platformę SVCloud , to pojawi się na nim znak wodny informujący o dacie utworzenia pliku. To da Ci pewność, co do daty utworzenia materiałów dowodowych.

Kliknij miniaturę pliku PDF w obszarze załączonych dokumentów, aby uruchomić podgląd dokumentu w nowej karcie. W podglądzie dokumentów możesz:

• Wydrukować plik
• Pobrać plik
• Przybliżyć/Powiększyć plik
• Otworzyć dokument w trybie pełnego ekranu
• Wyszukać słowa kluczowe na dokumencie
• Szybko nawigować pomiędzy stronami

Podgląd plików PDF

Operacje, które wykonujesz na szufladach dokumentów, wpływają na zmianę statusu, a tym samym kolorystykę, na tablicy zarządzania szkodami. Teczka naprawy na etapie dokumenty odzwierciedla stan zgromadzonej przez Ciebie dokumentacji.

Operacja pozwala Ci zdecydować, które szuflady wymagają weryfikacji. Ustawienie wymagalności (naprawa/rozliczenie) wpływa na status wyświetlany na etapie dokumenty dla tablicy zarządzania szkodami.

Konfiguracja wymagalności

Weryfikuj załączone dokumenty, aby członkowie Twojego zespołu mieli pewność, że posiadają wszystkie materiały, niezbędne do dalszego prowadzenia procesu likwidacji szkody.

• – żadne dokumenty nie zostały dodane do wymaganych szuflad
• – jakiś dokument (niezweryfikowany) został dodany do wymaganych szuflad
• – dokumenty zostały dodane do wszystkich wymaganych szuflad, została też zweryfikowana poprawność tych dokumentów