Teczka naprawy - Sprzęg z AutoStacją

Usługa Blacharnia ściśle współpracuje z systemem AutoStacja3. Powiązanie między systemami umożliwia przekazywanie następujących danych:

• Kartoteki kontrahentów
• Kartoteki pojazdów
• Dokumenty zlecenia
• Dokumenty zamówienia na części
• Dokumenty faktur niepowiązanych z rozliczeniem zlecenia, ale biznesowo powiązanych z naprawą

Uwaga

• Aby Twoja usługa Blacharnia poprawnie komunikowała się z systemem AutoStacja3 wymagana jest odpowiednia konfiguracja sprzęgu na etapie wdrożenia.

Możesz wykorzystywać funkcjonalności, które wspierają współpracę z AutoStacją3, zawsze wtedy kiedy jest to potrzebne w Twojej pracy.

Wpisz to, czego szukasz w polach z ikoną i kliknij enter na klawiaturze. Spowoduje to przeszukanie następujących systemów:

• Baza IDT – wyszukuj na podstawie danych wprowadzonych wcześniej do aplikacji Platformy
• DMS AutoStacja3 – przeszukuj dane po skonfigurowanych sprzęgach z DMS
• GUS - w przypadku gdy nie posiadasz danych w pozostałych systemach, wyszukuj firmy w bazie GUS po NIP

Przeszukiwanie danych

Edycja (wyszukiwanie kontrahenta)

Edycja (wyszukiwanie pojazdu)

Jeżeli chodzi o dokumenty pochodzące z AutoStacja3, możesz je synchronizować na dwa sposoby:
Pierwszy jest w pełni automatyczny. Nie musisz się martwić o aktualność dokumentów, bo platforma zadba o aktualne dane. Raz na 15 minut zaktualizuje wszystkie nieaktualne dokumenty DMS AutoStacja3 powiązane z usługą Blacharnia. Aktualizacja dotyczy otwartych napraw, które znajdują się na tablicach zarządzania szkodami.

Informacja o aktualności synchronizacji danych z AutoStacją3

Ikona poinformuje Cię o aktualnym stanie synchronizacji z systemem zewnętrznym DMS:

• - wszystkie dokumenty, które mnie interesują są aktualne
• - dokumenty nie wszystkich baz DMS są aktualne
• - dokumenty wszystkich baz DMS są nieaktualne
• - nie ma dokumentów z żadnych baz.

Uwaga

• Ustawienie wskaźnika myszy na ikonę spowoduje pojawienie się informacji z listą DMS (wg. konfiguracji sprzęgów), których dokumenty nie są aktualne
  • 

Drugi - ręczny, wykonywany przez Ciebie na żądanie. Jeżeli potrzebujesz natychmiast odświeżyć dane z AutoStacja3, możesz to zrobić na konkretnej naprawie w kilku miejscach:

• Skrócona teczka naprawy - zaktualizuj informacje o dokumentach powiązanych z naprawą

• Tablica działu części - odśwież informacje na temat zamówień dla napraw znajdujących się na etapie kompletacji części

• Teczka naprawy sekcja zleceń - zaktualizuj dane zlecenia dla naprawy
• Teczka naprawy sekcja zamówień - zaktualizuj dane zamówienia dla naprawy
• Teczka naprawy sekcja faktur- zaktualizuj dane faktury dla naprawy

Jeżeli pracujesz zarówno z systemem Blacharnia, jak i AutoStacja, możesz rozpocząć proces likwidacji szkody w obu systemach jednocześnie. Usługa Blacharnia pozwala na dwukierunkową wymianę informacji.

Informacje z AutoStacji przekazywane są za pomocą operacji powiązania. Możesz ją wywołać klikając na ikonę w AutoStacji, a następnie wybierając polecenie: Blacharnia - powiąż z modułem. Po wykonaniu tej operacji system automatycznie przekieruje Cię do przeglądarki internetowej, z linkiem do platformy.

• Pamiętaj, że jeżeli chcesz powiązać zlecenie z AutoStacji, to dokument musi posiadać numer.

Rysunek – Powiązanie zlecenia z aplikacją blacharni

Jeżeli naprawy nie została wcześniej przez Ciebie utworzona w Blacharnia, to możesz ją utworzyć w kreatorze nowej naprawy. Dane uzupełnione w systemie AutoStacja zostaną automatycznie przeniesione do odpowiednich pól w oknie tworzenia nowej szkody.

Nowa naprawa na podstawie zlecenia z AutoStacji

W przypadku, gdy najpierw zakładasz naprawę w Blacharnia, a następnie chcesz powiązać zlecenie, system wspiera Cię w odpowiednim przypisaniu dokumentu do odpowiedniej szkody. Możesz zarówno powiązać zlecenia z istniejącą szkodą, jak również szybko założyć nową.

Powiązanie zlecenia z istniejącą naprawą

Możesz pracować z dwoma typami zamówień:

• Zamówienie do zlecenia – jeżeli realizujesz zamówienie w ramach zlecenia, to przekazanie wszystkich informacji na temat zamówienia odbywa się przy okazji powiązania zlecenia
• Zamówienie bez zlecenia - jeżeli chcesz powiązać zamówienie z AutoStacji, to dokument musi posiadać numer (czyli zostać zatwierdzony)

Powiązanie zamówienia z aplikacją Blacharnia

Pamiętaj, że zamówienie bez zlecenia można powiązać wyłącznie z naprawą, która jest już utworzona w systemie Blacharnia. Tworząc takie powiązanie,możesz wybrać zarówno naprawy znajdujące się na tablicy zarządzania szkodami, jak i naprawy znajdującej się bezpośrednio w dziale części. Po automatycznym przejściu do witryny Blacharnia musisz podać numer rejestracyjny naprawy. Jeżeli naprawa istnieje, powiązanie zostanie utworzone. Jeżeli nie - otrzymasz odpowiedni komunikat.

Powiązanie zamówienia z naprawą

Możesz pracować z dwoma typami faktur:

• Faktury do zlecenia – jeżeli realizujesz rozliczenie w ramach zlecenia, to przekazanie wszystkich informacji na temat faktury odbywa się przy okazji powiązania zlecenia
• Faktury bez zlecenia - jeżeli chcesz powiązać fakturę z AutoStacji, to dokument musi posiadać numer (czyli zostać zatwierdzony)

Powiązanie faktury z aplikacją Blacharnia

Fakturę bez zlecenia możesz powiązać wyłącznie z naprawą, która jest już utworzona w usłudze Blacharnia. Po automatycznym przejściu do witryny Blacharnia wymagane jest podanie numeru rejestracyjnego. Jeżeli naprawa istnieje, powiązanie zostanie utworzone. Jeżeli nie - system powiadomi Cię o tym odpowiednim komunikatem.

Powiązanie faktury z naprawą

Dane, które powiążesz z naprawą Blacharnia są prezentowane w odpowiednich zakładkach. Teczka naprawy umożliwia Ci grupowanie wyświetlanych informacji w podziale na szkody i rodzaje dokumentów. Dzięki temu masz możliwość szybkiego przełączania się pomiędzy szkodami oraz dokumentami. Wystarczy, że wybierzesz szkodę i klikniesz w wybrane nagłówki dokumentów.

}} Grupowanie szkód dla naprawy

Grupowanie zleceń dla szkody

Jeżeli pracujesz zarówno z systemem Blacharnia, jak i AutoStacja, możesz rozpocząć proces likwidacji szkody w obu systemach jednocześnie. Usługa Blacharnia pozwala na dwukierunkową wymianę informacji.

• Jeżeli Twoja praca rozpoczęła się w Blacharnia, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby przekazać dane do systemu AutoStacja. Wystarczy, że przejdziesz do sekcji w pełnej teczce naprawy, uzupełnisz wymagane informacje dotyczące naprawianego pojazdu:
  • Numer rejestracyjny
  • VIN
  • Dane użytkownika pojazdu
  • Dane właściciela pojazdu

a następnie wybierzesz operację

Przekazanie podstawowych danych do AutoStacji

Po wysłaniu danych zobaczysz odpowiedni komunikat z systemu. Jeżeli współpracujesz z więcej niż jednym systemem DMS AutoStacja3, możesz wybrać, do którego DMS mają trafić dane.

Wybór DMS, do którego przekazywane są dane

Po wysłaniu, dane trafiają do bufora AutoStacji. Możesz je pobrać klikając ikonę w AutoStacji, a następnie wybierając polecenie: Blacharnia - utwórz na podstawie szkody. Pamiętaj, że musi to być zlecenie typu - blacharsko-lakiernicze. Po wykonaniu tej operacji podaj numer rejestracyjny naprawy. W kolejnym kroku zobaczysz kreator przekazywania danych pomiędzy systemami.

Funkcja aktualizacji danych ze szkody

Pobranie numeru rejestracyjnego z bufora

Wymiana danych składa się z kilku kroków. W widoku okna, po lewej stronie, znajdziesz dane z systemu Blacharnia, natomiast po prawej - sekcję, w której musisz wykonać operację przekazania danych do AutoStacji.

Przekazanie danych kontrahenta

Przekazanie danych użytkownika i właściciela pojazdu

Przekazanie danych pojazdu

Dzięki dwustronnej komunikacji z systemem AutoStacja3 możesz w łatwy sposób przygotować zlecenie do zafakturowania. Ustalenie pozycji, klasyfikacji oraz cen końcowych dla klienta, jest jednym z kluczowych elementów procesu blacharsko-lakierniczego. Po zakończeniu uzgodnienia zlecenia, możesz szybko przekazać zaktualizowane pozycje naprawy do systemu AutoStacja. Wszystkie dane zostaną przez Ciebie przesłane do bufora po wykonaniu operacji .

Przekazanie danych dotyczących nowych cen pozycji do AutoStacji

Pobierz dane z bufora klikając ikonę w AutoStacji, a następnie wybierz polecenie: Blacharnia - aktualizuj na podstawie szkody. Pamiętaj, że warunkiem wykonania tej operacji jest wybór zlecenia, do którego zostały przekazane dane. W kolejnym kroku zobaczysz kreator przekazywania danych.

Funkcja aktualizacji pozycji zlecenia ze szkody

Dodatkowo okno aktualizacji pozycji zlecenia umożliwi Ci przekazanie pozycji dotyczących robocizny. Nie musisz się martwić o te dotyczące części - ich ceny i klasyfikacje aktualizują się w tle podczas zapisu. Pamiętaj, że aktualizacja po stronie AutoStacji odbywa się w wyłącznie w ramach pozycji 'do dyspozycji'.

Okno przekazania pozycji zlecenia

Za pomocą sekcji przydzielisz sprzedaż i koszt do odpowiedniej grupy pozycji. Wykorzystasz je później do rozliczenia z klientem i do celów raportowych. Dodatkowo dzięki odpowiedniemu zgrupowaniu danych, możesz kalkulować marże dla normaliów i materiałów lakierniczych w sekcji . Pamiętaj, że rozpoczęcie jakichkolwiek operacji w oknie klasyfikacji jest możliwe wyłącznie po powiązaniu zlecenia z systemem AutoStacja3.

Klasyfikacje wykonasz za pomocą dwóch kroków:

• Pierwszy krok - oznacz pozycje, które chcesz sklasyfikować w sekcjach sprzedaż i koszt
• Drugi krok - przypisz zaznaczone pozycje poprzez wybranie jednej z dostępnych grup - kliknij w jej nagłówek:
  • 

Okno klasyfikacji zlecenia

Pamiętaj, że usługa Blacharnia będzie Cię wspierać w automatycznym klasyfikowaniu pozycji na podstawie uzgodnionych pozycji z kosztorysem AudaNet.

Uwaga

• Jeżeli pracujesz z AutoStacja3 z rozszerzeniem blacharsko-lakierniczym, to klasyfikację wykonujesz po stronie AutoStacja3. System powiadomi Cię o tym, a klasyfikacja po stronie usługi Blacharnia nie będzie już konieczna.
  • 

Uzgodnienie zlecenia ma na celu wspieranie Cię w procesie rozliczenia szkody. Pamiętaj, że warunkiem uruchomienia obszaru uzgodnienia jest powiązanie szkody z kosztorysem AudaNet i zleceniem w AutoStacja3. Pozycje pobrane z kosztorysu AudaNet zestawiane są z pozycjami pobieranymi ze zlecenia z AutoStacja3. Porównywane są numery katalogowe części. Jeżeli istnieje dopasowanie po numerze, to pozycje łączą się w grupę. Za pomocą środkowej sekcji, tj. „Wynik”, uzupełniane są wartości dla pozycji połączonych w grupy, które zostaną przekazane z powrotem do dokumentu zlecenia z AutoStacji. W skrócie, proces polega na ustaleniu pozycji, klasyfikacji i końcowych cen oraz rabatów rozliczających szkodę. Narzędzia usługi Blacharnia wspierają Twoją analizę rozliczeniową. W momencie powiązania sprzęgów AudaNet i AutoStacja, następuje automatyczne powiązanie trafionych pozycji po numerach katalogowych i uzupełnienie cen wynikowych według odpowiedniej konfiguracji parametrów aplikacji wybranej przez Twojego administratora:

• Pobierz cenę maksymalną – cena wynikowa dla pozycji zawsze będzie uzupełniona wartością maksymalną
• Pobierz cenę minimalną – cena wynikowa dla pozycji zawsze będzie uzupełniona wartością minimalną
• Pobierz cenę z AudaNet – cena wynikowa dla pozycji zawsze będzie uzupełniona na podstawie cen z kosztorysu
• Pobierz cenę z AutoStacji - cena wynikowa dla pozycji zawsze będzie uzupełniona na podstawie cen z kartotek towarowych AutoStacji

Oczywiście w każdym momencie możesz zdecydować o innych wartościach końcowych uzupełniając pozycje ręcznie.

Automatyczne uzgodnienie zlecenia

Prezentuje zgrupowane informacje pochodzące z kosztorysu AudaNet i zlecenia z DMS AutoStacja3 oraz kwotę różnicy, między sumą cen w systemach. Podsumowanie ułatwi Ci rzeczywistą analizę kosztów i współpracę z towarzystwem ubezpieczeniowym.

Podsumowanie uzgodnienia

W sekcji uzgadniania zlecenia możesz skorzystać z następujących narzędzi:

• – uruchom automatyczne uzgadnianie według numerów katalogowych i parametrów konfiguracyjnych pobierania cen wynikowych
• – uruchom kreator ręcznego uzgadniania pozycji
• – przekaż ustalone wartości pozycji z powrotem do AutoStacja3
• – aktualizuj dane ze sprzęgiem z AutoStacja3

Okno ręcznego uzgodnienia cen

Grupę uzgodnionych pozycji, w każdym momencie możesz odpiąć za pomocą ikony . Dodatkowo, mimo automatycznie pobranej ceny wynikowej, masz możliwość ręcznego wpisywania kwot. Ręczne uzupełnienie pozycji spowoduje oznaczenie jej ikoną , co będzie potwierdzeniem, że cena została wprowadzona ręcznie.

Operacje na pozycjach uzgodnionych

W przypadku pozycji, które nie posiadają swojego dopasowania, możesz je wskazać ręcznie, korzystając z interfejsu. Po wskazaniu przez Ciebie odpowiedników pozycji po stronie AudaNet i AutoStacji, wybierz opcję . Cena wynikowa zostanie wtedy uzupełniona automatycznie, zgodnie z konfiguracją wyliczania ceny wynikowej. Jeżeli chcesz powiązać pozycję 'jeden do wielu', skorzystaj z opcji i zdecyduj o cenie wynikowej.

Rysunek – Operacje na pozycjach pozostałych

Twoje powiązane zlecenia pochodzące z AutoStacja3 zobaczysz w ujęciu szkody, w osobnych zakładkach z podstawowymi informacjami na temat zlecenia. Dokument może być oznaczony jednym z dwóch statusów:

• W realizacji – zlecenie w trakcie realizacji
• Zrealizowane – zlecenie zakończone (rozliczone)

Nagłówek zlecenia zawiera informacje w podziale na sekcje:

• Dane podstawowe – numer i miejsce pochodzenia zlecenia z AutoStacja3
• Pojazd – informacje o aucie wpisane w zleceniu z AutoStacja3
• Kontrahent – informacje na temat klienta z AutoStacja3
• Uwagi – dodatkowe uwagi do zlecenia blacharsko-lakierniczego

Informacje podstawowe o zleceniu

Pozycje zlecenia są podzielone na sekcje wraz z podsumowaniem. W zależności od stanu procesu wynikającego z operacji wykonywanych na dokumentach AutoStacja3, mogą się pojawić następujące sekcje:

• Pozycji zlecenia
• Pozycji potemowych WU
• Pozycji zamówienia – informacje ogólne na temat niezrealizowanego zamówienia

Informacje na temat pozycji zlecenia

Masz możliwość dodatkowego oznaczenia jednego lub wielu zleceń wiodących. Możesz to zrobić za pomocą odpowiedniego przełącznika. Zlecenia wiodące wykorzystasz dla:

• Zleceń, na podstawie których wystawisz fakturę dla klienta
• Zleceń kosztowych (wewnętrznych) w ramach Twojego ASO, które mają wpływ na końcowe rozliczenie konkretnego działu

Zlecenia niewiodące będą wykorzystywane dla:

• Zleceń wykonanych w organizacji – tych, których nie fakturujesz dla klienta końcowego
• Zleceń wykonanych przez jedno ASO (NIP1) i wystawianych na drugie ASO w organizacji (NIP2) - czyli, tych wynikających ze współpracy pomiędzy firmami

Pamiętaj, że na uzgodnieniu zlecenia będą brane pod uwagę wyłącznie zlecenia wiodące. Zleceniem wiodącym staje się pierwsze zlecenie, które jest powiązane domyślnie ze szkodą.

Rysunek – Oznaczenie zlecenia wiodącego

Twoje powiązane zamówienia pochodzące z AutoStacja3 zobaczysz w ujęciu szkody, w osobnych zakładkach, z podstawowymi informacjami na temat zamówienia. Dokument, w zależności od statusu zamówienia części, może być oznaczony jako:

• Nieskompletowane – złożone zamówienie, które jest w trakcie realizacji
• Skompletowane – skompletowane wszystkie części do zamówienia
• Zrealizowane – wydane wszystkie części do zamówienia

Nagłówek zamówienia zawiera informacje w podziale na sekcje:

• Dane podstawowe – numer i miejsce pochodzenia zamówienia z AutoStacja3
• Pojazd – informacje o aucie wpisane w zamówieniu z AutoStacja3
• Kontrahent – informacje na temat klienta z AutoStacja3

Informacje podstawowe o zamówieniu

Twoje pozycje zamówienia posiadają dodatkowe oznaczenia dotyczące kompletacji i rezerwacji części, takie jak:

• - części nie zostały skompletowane lub zarezerwowane
• - części zostały skompletowane lub zarezerwowane częściowo
• - części zostały skompletowane lub zarezerwowane w pełni

Informacje na temat pozycji zamówienia

Uwaga

• Dzięki informacjom na temat statusu zamówienia części, możesz w łatwy sposób współpracować z działem części. Dzięki odpowiednim oznaczeniom związanym z kompletacją części, możesz w jasny sposób komunikować gotowość do kolejnych etapów likwidacji szkody blacharsko-lakierniczej.

Twoje powiązane faktury pochodzące z AutoStacja3 zobaczysz w ujęciu całej naprawy, w osobnych zakładkach z podstawowymi informacjami na temat faktury lub korekty. Pamiętaj, że wyświetlane są wyłącznie dokumenty wystawione ze zlecenia z AutoStacja3 oraz faktury typu „inne”, które zostały powiązane z naprawą. Dokument zawiera następujące informacje:

• Nagłówek zakładki
  • Numer i miejsce pochodzenia faktury z AutoStacja3
  • Rodzaj dokumentu
  • Wartość netto
• Dane podstawowe
  • Jednostka, z której pochodzi dokument
  • Numer faktury
  • Daty wystawienia, sprzedaży, płatności, ostatniej zamiany w dokumencie
• Pojazd – informacje o aucie wpisane na fakturze z AutoStacja3
• Kontrahent – informacje na temat klienta z AutoStacja3

Informacje podstawowe o fakturze

Pozycje dokumentu zawierają wszystkie niezbędne informacje rozliczeniowe dotyczące:

• Informacji o towarze
• Pochodzenia z katalogu
• Daty zatwierdzeń dokumentów
• Cen jednostkowych
• Rabatów
• Wartości

Informacje na temat pozycji faktury